Objektbetreuung
Sie kann, was ein Objektbetreuer am Schreibtisch kann.
Nicht mehr und nicht weniger. Sie fährt nicht raus, begeht keine Objekte und trifft keinen Handwerker vor Ort. Alles davor und alles danach nimmt sie dir ab.
Was sie übernimmt
Der Teil, der am Schreibtisch passiert.
Sie liest sich ein, bevor sie etwas sagt.
Verlauf, Aufträge, Anhänge, die Pflichtfelder des Vorgangstyps. Was ein Objektbetreuer sich morgens zusammensucht, hat sie beim ersten Satz beisammen.
Sie weiß, wer zu diesem Haus gehört.
Welcher Betrieb dort beauftragt ist, wer in der Einheit wohnt, wem sie gehört, wer bei dir zuständig ist. Kein Rückruf, um das zu klären.
Sie sieht, was im Portal steht.
Auch das, was Freitagabend hereinkam und montags niemandem mehr auffällt.
Sie hält den Vorgang fest.
Die interne Notiz, die sonst keiner schreibt, weil der nächste Anruf dazwischenkommt. Beim nächsten Mal steht da, was war.
Sie antwortet dem Eigentümer — sobald du freigibst.
Der Melder hört etwas, bevor er zum zweiten Mal anruft. Der Entwurf liegt fertig vor dir, du liest ihn und gibst ihn frei.
Wofür sie den Ablauf kennt
Bei jedem Vorgang weiß sie, was als Nächstes dran ist. Bei diesen kennt sie jeden Schritt.
Nicht allgemein „Schäden“, sondern der einzelne Fall mit seinen Fristen, seinen Zuständigkeiten und den Fehlern, die dabei typischerweise passieren.
Wasserschaden
Wer sofort raus muss, was der Eigentümer hören soll, und dass die Schadenminderungspflicht ab der Meldung läuft.
Rückstau und verstopfte Leitung
Ob es die Grundleitung ist oder die Einheit, wer das bezahlt, und wen man in welcher Reihenfolge anruft.
Aufzugsstörung
Personen im Aufzug zuerst, dann die Notrufkette, dann die Wartungsfirma. Und der Aushang, an den niemand denkt.
Allgemeine Schadensmeldung
Der Fall, der in keine Schublade passt: aufnehmen, zuordnen, die fehlenden Angaben nachfragen, bevor jemand losfährt.
Und alles andere, was bei dir aufläuft
Die Beispiele oben sind die Fälle, bei denen jeder Schritt ausgeschrieben ist, weil dort die Besonderheiten sitzen. Was bei einem Vorgang als Nächstes dran ist, weiß sie darüber hinaus: in welchem Zustand er steckt, worauf er gerade wartet und was vorgeht, wenn mehreres gleichzeitig liegt. Das gilt bei jeder Meldung, die bei dir hereinkommt.
Darunter liegt, was für jede Verwaltung gilt
WEG-Recht, die Reihenfolge der Schritte, die Schadenminderungspflicht, was vorgeht, wenn zwei Sachen gleichzeitig brennen, und die Warnsignale, an denen ein erfahrener Verwalter merkt, dass ein Vorgang kippt.
Wer sie gebaut hat
Von Hausverwaltern für Hausverwalter.
Susi kommt nicht aus einem Softwarehaus, das sich die Branche erst erklären lassen musste. Hinter ihren Abläufen stehen Leute, die diese Vorgänge selbst bearbeitet haben.
Die Abläufe stammen aus der Praxis
Wie ein Wasserschaden läuft, ab welchem Betrag der Beirat gefragt wird, was im Brief an den Eigentümer steht. Das ist nicht recherchiert, sondern aus dem Tagesgeschäft.
Bei dir gelten deine Zahlen
Freigabegrenzen, Schwellenwerte, wann der Beirat mitredet, welche Formulierungen ihr benutzt. Das wird beim Start bei dir erhoben und gilt nur bei dir.
Was eine Verwaltung ändert, ändert sich nicht bei allen
Jede Verwaltung ist für sich. Was bei einer eingestellt oder korrigiert wird, wirkt bei einer anderen nicht.
Wie sie besser wird
Sie ändert nichts an sich selbst.
Wenn du einen Entwurf umschreibst, wird das festgehalten. Was daraus folgt, entscheidet ein Mensch bei uns und nicht sie. Susi verändert ihre Abläufe nicht im Betrieb, und sie übernimmt auch nichts stillschweigend, weil es zweimal so gemacht wurde.