Susi — für Hausverwaltungen
Keine Software.
Deine Kollegin SUSI.
Du suchst einen Objektbetreuer. Die Stelle ist seit Monaten offen, die passenden Bewerber bleiben aus — und die Vorgänge stapeln sich trotzdem.
Susi bewirbt sich — für den Teil der Stelle, der am Schreibtisch passiert. Sie liest jeden Vorgang im Kundenportal, sucht die Zuständigkeiten heraus und legt dir die Antwort an den Eigentümer fertig zur Freigabe vor.
- Wer
- Eine digitale Mitarbeiterin
- Position: Sachbearbeitung Vorgänge
- Wo
- In deinem Kundenportal und in Teams
- Kein neues System, keine zweite Anmeldung. Dein ERP bleibt führend.
- Für wen
- WEG-Verwaltungen, auch mit Mietbestand
- Vom Einzelbüro bis zur Verwaltung mit mehreren Standorten
Das Problem
Du findest niemanden.
Das ist keine Wahrnehmung, sondern der Stand der Branche — erhoben von deinem eigenen Verband.
- 73 %1
- der Haus- und WEG-Verwaltungen nennen den Fachkräftemangel als ihre größte Herausforderung.
- über 50 %2
- der Verwaltungen können ihre offenen Stellen nicht besetzen.
- 62,1 %3
- bezeichnen sich als mit der Arbeitsbelastung überfordert — mit steigender Betriebsgröße noch mehr.
- 1EBZ Business School und InWIS Institut (Hrsg.) (2025): IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen. URL: https://www.ebz-business-school.de/forschung/forschungsprojekte.html (abgerufen am 18.09.2026). Erhebung: Online-Befragung von 136 Verwaltungen, September 2024 bis Februar 2025.
- 2Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (Hrsg.) (2026): Branchenbarometer 2026. URL: https://vdiv.de/immobilienverwaltung/branchenbarometer (abgerufen am 18.09.2026).
- 3Verband der Immobilienverwalter Deutschland e. V. (Hrsg.) (2026): Branchenbarometer 2026. URL: https://vdiv.de/immobilienverwaltung/branchenbarometer (abgerufen am 18.09.2026).
Was daraus folgt
Es fehlt keine Sorgfalt. Es fehlt Zeit.
Wer zu wenige Leute hat, arbeitet nicht nachlässiger — er kommt nur später dazu. Beim Eigentümer klingt das so:
„Es hebt niemand ab, wenn ich anrufe.“
Der Anruf kommt meistens, weil die Meldung unbeantwortet blieb. Wer dann nicht drangeht, hat denselben Vorgang zweimal — einmal im Portal und einmal am Telefon.
„Eine Rückmeldung dauert ewig.“
Zwischen der Meldung und der ersten Antwort liegt der Tag, an dem sich entscheidet, ob der Eigentümer dir die Sache zutraut. Der Handwerker war da längst beauftragt.
„Die Jahresabrechnung kommt viel zu spät.“
Der eine Vorgang im Jahr, bei dem alle Eigentümer gleichzeitig dasselbe erwarten. Eine Verspätung fällt hier nicht einem auf, sondern allen.
Die naheliegenden Wege
Drei Auswege, die du längst geprüft hast.
Jemanden einstellen
Du suchst seit Monaten. Das ist ja der Grund, warum du hier bist.
Neue Software
Du hast Software. Portal und ERP können alles, was nötig ist — sie tun es nur nicht von selbst.
Irgendwas mit KI
Schreibt dir einen Entwurf. Beauftragt keinen Handwerker, prüft keine Zuständigkeit, dokumentiert nichts.
Die Lücke ist nicht Software. Die Lücke ist Ausführung.
Die Antwort
Susi übernimmt alles, was vor der Entscheidung kommt.
Das Suchen, das Nachschlagen, das Formulieren. Nicht das Entscheiden — das bleibt bei dir, und zwar mit Absicht.
Sie liest sich ein, bevor sie etwas sagt.
Verlauf, Aufträge, Anhänge, die Pflichtfelder des Vorgangstyps. Was ein Objektbetreuer sich morgens zusammensucht, hat sie beim ersten Satz beisammen.
Sie weiß, wer zu diesem Haus gehört.
Welcher Betrieb dort beauftragt ist, wer in der Einheit wohnt, wem sie gehört, wer bei dir zuständig ist. Kein Rückruf, um das zu klären.
Sie sieht, was im Portal steht.
Auch das, was Freitagabend hereinkam und montags niemandem mehr auffällt.
Sie hält den Vorgang fest.
Die interne Notiz, die sonst keiner schreibt, weil der nächste Anruf dazwischenkommt. Beim nächsten Mal steht da, was war.
Sie antwortet dem Eigentümer — sobald du freigibst.
Der Melder hört etwas, bevor er zum zweiten Mal anruft. Der Entwurf liegt fertig vor dir, du liest ihn und gibst ihn frei.
Ob das zu deinem Bestand passt, lässt sich in zwanzig Minuten klären.
Wo sie stehen bleibt
Sie entscheidet nicht. Sie legt vor.
Ob Susi etwas allein tun darf, hängt nicht daran, wie dringend es ist oder was es kostet — sondern nur daran, wer es zu sehen bekommt. Daran kann sie selbst nichts ändern.
Nachsehen
läuft ohne Freigabe
Susi sieht, was im Kundenportal steht — Vorgänge, Zuständigkeiten, wer im Haus wohnt. Lesen verändert nichts, also muss auch niemand zusehen.
Notieren
Sichtprüfung
Die interne Notiz am Vorgang. Bleibt im Haus, dein Eigentümer bekommt davon nichts zu sehen — ein Mensch schaut trotzdem darüber.
Hinausgehen
Freigabe zwingend
Alles, was dein Eigentümer zu sehen bekommt. Hier geht ohne deine ausdrückliche Freigabe nichts hinaus — ausnahmslos, und nicht, weil wir es versprechen, sondern weil es anders nicht vorgesehen ist.
So sieht das aus, wenn sie etwas vorlegt:
An den Kunden senden?
Vorgang #4712 im Kundenportal öffnen
Dieser Text erscheint im Kundenportal und löst dort eine Benachrichtigung aus. Zurückholen lässt er sich nicht.
Sehr geehrter Herr Mustermann, Ihre Meldung ist angekommen, die Sanitärfirma meldet sich bei Ihnen. Mit freundlichen Grüßen
Nichts geht raus, bis du hier entscheidest.
Das ist die Stelle, an der die meisten nachfragen. Frag nach.
Kein neues System
Du führst keine Software ein.
Susi bringt nichts mit, was du erst lernen müsstest. Sie arbeitet in dem, was bei dir ohnehin offen ist.
Microsoft Teams
Susi sitzt da, wo du ohnehin den ganzen Tag bist.
Sie fragt im Chat, sie legt Entwürfe im Chat vor, du gibst im Chat frei. Kein neues Fenster, keine zweite Anmeldung, keine Schulung auf eine fremde Oberfläche.
Dein Kundenportal
Sie bedient dein Portal über dessen Schnittstelle.
Dieselben Daten, die deine Leute am Bildschirm sehen. Nur dass darüber Abläufe zusammenlaufen, für die am Bildschirm niemand die Zeit hat — und die von Hand auch niemand durchhält.
Dein Bestand
Nichts zieht um.
Keine Datenmigration, kein Parallelbetrieb, keine zweite Wahrheit. Dein Portal bleibt führend; Susi arbeitet darin, nicht daneben.
Das heißt nicht, dass es keine Arbeit macht. Bevor Susi arbeiten kann, müssen die Zuständigkeiten an deinen Liegenschaften stimmen. Fehlt an einem Haus die zuständige Firma, beauftragt sie nicht — sie hält an und schreibt an den Vorgang, was fehlt. Das ist der eine Aufwand, und wir sagen ihn vorher, statt so zu tun, als gäbe es ihn nicht.
Der nächste Schritt
Zwei Minuten, dann wissen wir, ob es passt.
Sag uns, wie du aufgestellt bist. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung und einem Terminvorschlag — vor jedem Angebot.
Du musst dich jetzt nicht entscheiden.
Im Gespräch sagen wir dir, welcher Vorgangstyp sich bei dir zuerst lohnt — und ob überhaupt. Auch ein Nein ist ein Ergebnis, und es kostet dich nur die zwei Minuten hier.
Noch nicht so weit?
Wir begleiten zunächst wenige Verwaltungen persönlich.
Mehr geht nicht, wenn die Einführung gut werden soll. Trag dich ein, dann melden wir uns, sobald wieder Platz ist — ohne Newsletter und ohne Nachfassen.